Für Buchführungsunterlagen gelten Aufbewahrungsfristen von sechs und zehn Jahren (§ 147 AO). Beginn der jeweiligen Aufbewahrungsfrist ist der Schluss des Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung in das Buch getätigt, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
Die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren gilt auch für die **Buchhaltungsdaten der betrieblichen EDV.**Der Zugriff auf diese Daten muss während des Aufbewahrungszeitraums möglich sein. Bei einem Wechsel des betrieblichen EDV-Systems ist darauf zu achten, dass die bisherigen Daten in das neue System übernommen bzw. die bisherigen Programme für den Zugriff auf die alten Daten weiter vorgehalten werden.
Ist jedoch die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen (§§ 169, 170 AO), so ist die Vernichtung von Unterlagen nicht zulässig.
Nachfolgend eine tabellarische Übersicht, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen:
A
Abrechnungsunterlagen
10 Jahre
Abtretungserklärungen
6 Jahre
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung
10 Jahre
Akkreditive
6 Jahre
Aktenvermerke
6 Jahre
Angebote mit Auftragsfolge
6 Jahre
Angestelltenversicherung (Belege)
10 Jahre
Anlagevermögensbücher und -karteien
10 Jahre
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage
6 Jahre
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung
10 Jahre
Ausgangsrechnungen
10 Jahre
Außendienstabrechnungen
10 Jahre
B
Bankbelege
10 Jahre
Bankbürgschaften
6 Jahre
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger
10 Jahre
Belege, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)
10 Jahre
BAB mit Belegen als Bewertungsunterlagen
10 Jahre
Betriebskostenrechnungen
10 Jahre
Betriebsprüfungsberichte
6 Jahre
Bewertungsunterlagen
10 Jahre
Bewirtungsunterlagen
10 Jahre
Bilanzen (Jahresbilanzen)
10 Jahre
Buchungsbelege
10 Jahre
D
Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)
6 Jahre
Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf)
10 Jahre
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage)
10 Jahre
Depotauszüge (soweit nicht Inventare)
10 Jahre
E
Einfuhrunterlagen
6 Jahre
Eingangsrechnungen
10 Jahre
Einheitswertunterlagen
10 Jahre
Essenmarkenabrechnungen
6 Jahre
Exportunterlagen
6 Jahre
F
Fahrtkostenerstattungsunterlagen
10 Jahre
Finanzberichte
6 Jahre
Frachtbriefe
6 Jahre
G
Gehaltslisten
10 Jahre
Geschäftsberichte
10 Jahre
Geschäftsbriefe (Ausnahme: Rechnungen/Gutscheine)
6 Jahre
Geschenknachweise
6 Jahre
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung)
10 Jahre
Grundbuchauszüge
6 Jahre
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)
10 Jahre
Gutschriftsanzeigen
6 Jahre
H
Handelsbriefe (Ausnahme: Rechnungen/Gutschriften)
6 Jahre
Handelsbücher
10 Jahre
Handelsregisterauszüge
6 Jahre
Hauptabschlussbericht (wenn anstelle der Bilanz)
10 Jahre
I
Investitionszulage (Unterlagen)
6 Jahre
J
Jahresabschlusserläuterungen
10 Jahre
Journale (Hauptbuch oder Kontokorrent)
10 Jahre
K
Kalkulationsunterlagen
6 Jahre
Kassenberichte
10 Jahre
Kassenbücher und -blätter
10 Jahre
Kassenzettel
6 Jahre
Kontenpläne und Kontenplanänderungen
10 Jahre
Kontenregister
10 Jahre
Kontoauszüge
10 Jahre
Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf)
6 Jahre
L
Lagerbuchführungen
10 Jahre
Lieferscheine
10 Jahre
Lohnbelege
10 Jahre
Lohnkonto
6 Jahre
Lohnlisten
6 Jahre
M
Magnetbänder mit Buchfunktion
10 Jahre
Mahnbescheide
6 Jahre
Mietunterlagen (nach Vertragsablauf)
6 Jahre
N
Nachnahmebelege
10 Jahre
Nebenbücher
10 Jahre
O
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung
10 Jahre
P
Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf)
6 Jahre
Postbankauszüge
10 Jahre
Preislisten
6 Jahre
Protokolle
6 Jahre
Prozessakten
10 Jahre
Q
Quittungen
10 Jahre
R
Rechnungen (bei Offene-Posten-Buchhaltung)
10 Jahre
Rechnungen (soweit keine Offene-Posten-Buchhaltung)
10 Jahre
Reisekostenabrechnungen
10 Jahre
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)
10 Jahre
S
Sachkonten
10 Jahre
Saldenbilanzen
10 Jahre
Schadensunterlagen
6 Jahre
Scheck- und Wechselunterlagen
6 Jahre
Schriftwechsel
6 Jahre
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung
10 Jahre
Spendenbescheinigungen
6 Jahre
Steuerunterlagen (soweit nicht f. d. FinVerw von Bedeutung)
6 Jahre
T
Telefonkostennachweise
10 Jahre
U
Überstundenlisten
6 Jahre
V
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)
10 Jahre
Verkaufsbücher
10 Jahre
Vermögensverzeichnis
10 Jahre
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen)
6 Jahre
Versand- und Frachtunterlagen
6 Jahre
Versicherungspolicen
6 Jahre
Verträge
6 Jahre
W
Wareneingangs- und -ausgangsbücher
10 Jahre
Wechsel
10 Jahre
Z
Zahlungsanweisungen
10 Jahre
Zollbelege
6 Jahre
Zwischenbilanz (Gesellschafterwechsel / Umstellung d. Wj.)
10 Jahre