Für Buchführungsunterlagen gelten Aufbewahrungsfristen von sechs und zehn Jahren (§ 147 AO). Beginn der jeweiligen Aufbewahrungsfrist ist der Schluss des Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung in das Buch getätigt, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
Die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren gilt auch für die Buchhaltungsdaten der betrieblichen EDV. Der Zugriff auf diese Daten muss während des Aufbewahrungszeitraums möglich sein. Bei einem Wechsel des betrieblichen EDV-Systems ist darauf zu achten, dass die bisherigen Daten in das neue System übernommen bzw. die bisherigen Programme für den Zugriff auf die alten Daten weiter vorgehalten werden.
Ist jedoch die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen (§§ 169, 170 AO), so ist die Vernichtung von Unterlagen nicht zulässig.
Nachfolgend eine tabellarische Übersicht, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen:
A
Abrechnungsunterlagen10 JahreAbtretungserklärungen6 JahreÄnderungsnachweise der EDV-Buchführung10 JahreAkkreditive6 JahreAktenvermerke6 JahreAngebote mit Auftragsfolge6 JahreAngestelltenversicherung (Belege)10 JahreAnlagevermögensbücher und -karteien10 JahreAnträge auf Arbeitnehmersparzulage6 JahreArbeitsanweisungen für EDV-Buchführung10 JahreAusgangsrechnungen10 JahreAußendienstabrechnungen10 Jahre
B
Bankbelege10 JahreBankbürgschaften6 JahreBeitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger10 JahreBelege, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)10 JahreBAB mit Belegen als Bewertungsunterlagen10 JahreBetriebskostenrechnungen10 JahreBetriebsprüfungsberichte6 JahreBewertungsunterlagen10 JahreBewirtungsunterlagen10 JahreBilanzen (Jahresbilanzen)10 JahreBuchungsbelege10 Jahre
D
Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)6 JahreDauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf)10 JahreDebitorenlisten (soweit Bilanzunterlage)10 JahreDepotauszüge (soweit nicht Inventare)10 Jahre
E
Einfuhrunterlagen6 JahreEingangsrechnungen10 JahreEinheitswertunterlagen10 JahreEssenmarkenabrechnungen6 JahreExportunterlagen6 Jahre
F
Fahrtkostenerstattungsunterlagen10 JahreFinanzberichte6 JahreFrachtbriefe6 Jahre
G
Gehaltslisten10 JahreGeschäftsberichte10 JahreGeschäftsbriefe (Ausnahme: Rechnungen/Gutscheine)6 JahreGeschenknachweise6 JahreGewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung)10 JahreGrundbuchauszüge6 JahreGrundstücksverzeichnis (soweit Inventar)10 JahreGutschriftsanzeigen6 Jahre
H
Handelsbriefe (Ausnahme: Rechnungen/Gutschriften)6 JahreHandelsbücher10 JahreHandelsregisterauszüge6 JahreHauptabschlussbericht (wenn anstelle der Bilanz)10 Jahre
I
Investitionszulage (Unterlagen)6 Jahre
J
Jahresabschlusserläuterungen10 JahreJournale (Hauptbuch oder Kontokorrent)10 Jahre
K
Kalkulationsunterlagen6 JahreKassenberichte10 JahreKassenbücher und -blätter10 JahreKassenzettel6 JahreKontenpläne und Kontenplanänderungen10 JahreKontenregister10 JahreKontoauszüge 10 JahreKreditunterlagen (nach Vertragsablauf)6 Jahre
L
Lagerbuchführungen10 JahreLieferscheine10 JahreLohnbelege10 JahreLohnkonto6 JahreLohnlisten6 Jahre
M
Magnetbänder mit Buchfunktion10 JahreMahnbescheide6 JahreMietunterlagen (nach Vertragsablauf)6 Jahre
N
Nachnahmebelege10 JahreNebenbücher10 Jahre
O
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung10 Jahre
P
Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf)6 JahrePostbankauszüge10 JahrePreislisten6 JahreProtokolle6 JahreProzessakten10 Jahre
Q
Quittungen10 Jahre
R
Rechnungen (bei Offene-Posten-Buchhaltung)10 JahreRechnungen (soweit keine Offene-Posten-Buchhaltung)10 JahreReisekostenabrechnungen10 JahreRepräsentationsaufwendungen (Unterlagen)10 Jahre
S
Sachkonten10 JahreSaldenbilanzen10 JahreSchadensunterlagen6 JahreScheck- und Wechselunterlagen6 JahreSchriftwechsel6 JahreSpeicherbelegungsplan der EDV-Buchführung10 JahreSpendenbescheinigungen6 JahreSteuerunterlagen (soweit nicht f. d. FinVerw von Bedeutung)6 Jahre
T
Telefonkostennachweise10 Jahre
U
Überstundenlisten6 Jahre
V
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)10 JahreVerkaufsbücher10 JahreVermögensverzeichnis10 JahreVermögenswirksame Leistungen (Unterlagen)6 JahreVersand- und Frachtunterlagen6 JahreVersicherungspolicen6 JahreVerträge6 Jahre
W
Wareneingangs- und -ausgangsbücher10 JahreWechsel10 Jahre
Z
Zahlungsanweisungen10 JahreZollbelege6 JahreZwischenbilanz (Gesellschafterwechsel / Umstellung d. Wj.)10 Jahre